Automatisch projecten afsluiten in AFAS
Veel organisaties die werken met AFAS boeken uren. Dit is niet zo gek want in een organisatie worden veel uren besteed. Je wilt natuurlijk weten waar die uren aan worden besteed. Organisaties die al wat langer werken met AFAS herkennen het vast. De keuzelijst van projecten wordt maar langer en langer. Deze kun je inkorten door projecten af te melden. Het proces van projectdecharge en het administratief afhandelen is helaas niet overal even goed geregeld. Hierdoor blijven projecten vaak oneindig openstaan. Met STKKR is dit verleden tijd.
Veel organisaties kunnen al een enorme ‘opschoningsslag’ maken door alle projecten af te melden waar al meer dan 3 maanden niet op geschreven is.
Welke criteria?
STKKR kan op een heleboel criteria projecten automatisch afmelden. Uit de ingerichte Stkkrs bij onze klanten zien we de volgende vijf het vaakste voorkomen:
- Alle termijnen gefactureerd, één maand na laatste factuur project afmelden.
- Cursusevenement drie maanden geleden afgerond, project afmelden.
- Project al drie maanden open, maar nog geen uren op geschreven.
- Vanuit een AFAS signaal wordt een workflow gestart (Project afmelden?) o.b.v. de workflowactie “Ja, afmelden”, meldt STKKR het project af.
- Drie maanden geleden voor het laatst nacalculatie geschreven.
Uiteraard kun jij hier ook jouw eigen criteria op kwijt. Wil je deze functionaliteit alleen voor één bepaalde projectgroep, of juist voor één projectgroep niet? Met de filters in de GetConnector bepaal jij zelf hoe STKKR voor jullie werkt!
Voordelen
De voordelen van een opgeschoonde projectenlijst zijn groot
- Je hoeft niet meer na te denken op welk klantproject je moet boeken, je ziet alleen diegene die open staan.
- Sneller; omdat er minder projecten openstaan is de opzoeklijst in Profit en InSite ook sneller geladen.
- Minder ‘overboek’ acties per klant doordat er op het juiste project wordt geboekt.
- Minder creditnota’s door verkeerde factuurreferentie.
- Beter inzicht doordat er niet op een verkeerd project wordt geboekt.
Hoe dan?
STKKR kan dankzij de integratie van Get- en UpdateConnectoren bijna iedere denkbare business logica aan. In onderstaand voorbeeld hebben we een how-to gemaakt van hoe je projecten kunt afmelden waar al drie maanden geen nacalculatie op is geboekt.
De meeste logica zit in de GetConnector. De STKKR inrichting is, zoals altijd, eenvoudig.
- Maak een nieuwe GetConnector in AFAS. Baseer deze op de gegevensverzameling “Nacalculatie excl. Autorisatie”.
- Voeg de volgende velden minimaal toe
– Projectnummer
– Datum
– Afgemeld (niet zichtbaar Filter op =N) - Maak een berekening op het veld datum. “Verschil in dagen met vandaag”.
4. Verdicht vervolgens de GetConnector op het veld ‘Datum’. Kies hiervoor de minimale waarde.
Door deze verdichting krijg je de ‘nieuwste’ nacalculatiedatum in het verschil met maanden met vandaag.
Let erop: Je filtert nog niet in de GetConnector; immers zou je dan filteren op de ‘brondata’ en niet op de verdichte data.
5. Voeg de GetConnector toe aan de AppConnector die aan STKKR gekoppeld is. Heb je dat nog niet gemaakt? Klik dan hier om dat te doen.
6. Richt de STKKR in.
a. We kiezen hier voor het type ‘GetConnector naar UpdateConnector’
b. Selecteer de gemaakte GetConnector en kies volgende.
c. Bij de filters bepaal je na hoeveel maanden het project dicht moet. In dit voorbeeld is dit drie.
d. We kiezen voor het updaten (put) van het project. Velden die je koppelt:
7. Schedule de STKKR 1x per dag, doe dit in de nachtelijke uren.
8. Als het project is afgemeld verdwijnt deze door onze slimme filtering automatisch uit de GetConnector.
Zelf met Stkkrs processen in AFAS automatiseren?
Herken je jouw bedrijf of handmatig proces in deze blog? Laat fouten dan tot het verleden behoren door processen te automatiseren in AFAS. Het enige wat je nodig hebt zijn het gewenste aantal Stkkrs.
Heb jij al een account? Start dan meteen met inrichten, eventueel samen met jouw AFAS-consultant. Heb jij nog geen account? Maak dan een gratis account aan.De software heeft weinig uitleg nodig, maar hier vind je meer informatie.
