Wat zijn mijn huidige mogelijkheden? 

Vandaag de dag biedt AFAS nog geen échte optie voor declaraties die via de crediteurenadministratie worden uitbetaald. Zowel aan de gebruikerskant als aan de verwerkingskant komt nog handwerk kijken. Het meest gave dat we hebben gezien is een declaratieformulier in OutSite. Hieronder een voorbeeld:

Het proces hierachter bestaat (helaas) nog uit vele handmatige stappen. Iemand moet de bedragen optellen en de kilometers x 0.19 doen. Daarnaast moet -na accordering- deze workflow als inkoopfactuur ingeboekt worden. Handmatig werk met kans op fouten. Dat moet slimmer kunnen!

Hoe kan het efficiënter

Zoals met ieder proces breng je het als eerste in kaart. De oranje blokken hieronder zijn ‘dom’  overtikwerk. Los van de foutkans is dit werk dat niet had hoeven te bestaan. Automatiseren dus! STKKR stelt jou in staat om nét dat stapje extra te zetten. 

Business case

Alles wat je automatiseert moet natuurlijk te onderbouwen zijn. Onderstaand een simpele business case met als uitgangspunt dat je gemiddeld één declaratie per dag ontvangt.

Kosten huidige situatie:

• 365 declaraties
• x 10 minuten handwerk (controleren, accorderen / invoer / fouten herstellen)
• x €45,00 euro interne kostprijs
• / 12 maanden
• €228,13- euro per maand

Benodigde investering:

• +/- 2 uur Dossieritem en workflow inrichten
• +/- 0.5 uur GetConnectoren configuren
• +/- 1 uur Stkkr handleiding doornemen en 2 Stkkrs maken:
• +/- 1 uur Gebruikers informeren over nieuw proces

Totale investering:

• 4,5 uur x €45,00 euro interne kostprijs
• €202,50 euro investering als je zelf een applicatiebeheerder hebt
• +/- €600,00 voor een externe (AFAS) consultant
• Licentiekosten STKKR(Free is €0,00 ; Light €95,- p/m)

Na investering:

• 365 declaraties
• x 1 minuten handwerk (Slechts het accorderen van de declaratie)
• x €45,00 euro interne kostprijs
• / 12 maanden
• €22,81 euro per maand

De terugverdientijd in is dan minder dan 1 maand als je zelf een handige applicatiebeheerder hebt! Laat je het helemaal extern doen dan is de investering nog steeds binnen 3-4 maanden terugverdiend! Vanaf het omslagpunt gaat het echt renderen. Vergeet daarbij ook niet dat je jouw declaranten een enorm snel en efficiënt proces aanbiedt. 

Hoe moet het?

Door middel van twee Stkkrs heb jij dit volledige proces geautomatiseerd. Door het maken van 2 getconnectoren en het aanroepen van 2 updateconnectoren ben je klaar! Met STKKR kun je deze eenvoudig zelf configureren! Heb je geen ervaring met het inrichten van een workflow? Vraag dan jouw STKKR partner om hulp.

Stkkr 1: Het optellen van de verschillende decimaal-velden naar één eindbedrag.
Met de reken-engine van STKKR tel de bedragen bij elkaar op en bereken je daadwerkelijke kilometervergoeding door de kilometers x 0.19 te doen.

• GetConnector: Maak een GetConnector op alle goed te keuren workflows van het type “Declaratie”
• UpdateConnector: SbSubject (dossieritem). Update dezelfde dossier nog een keer en maak hier gebruik van een rekenformule om de kilometers te vermenigvuldigen: [[ {{kilometers}} * 0.19 ]]

Stkkr 2: Het plaatsen van de financiële mutatie
Wanneer de declaratie is goedgekeurd maak je de financiële mutatie aan. Je kunt vanuit één bron maximaal drie declaratieregels aan!

• GetConnector: Maak een GetConnector op alle goedgekeurde workflows van het type “Declaratie”
• UpdateConnector: FiEntries (Financiele mutaties). Vul de financiële mutaties in AFAS. 

Stkkr 2 in meer detail:

GetConnector: Zorg ervoor dat alle velden vanuit het dossier erin voorkomen die je ook nodig hebt in de financiele mutatie. Denk hierbij aan: Het dossiernummer, Het inkooprelatienummer, de omschrijving van de declaratie, het bedrag, het jaar (Afgeleide van workflow verlaten op), de maand (Afgeleide workflow verlaten op), workflow verlaten op

Unieke kenmerken: Zet een uniek kenmerk in STKKR op het dossierID. Op deze manier wordt iedere declaratie maar 1x ingestuurd als financiele mutatie.

Updateconnector: Koppel de updateconnector FiEntries (financiele mutaites) zoals je normaliter een inkoopboeking zou insturen in AFAS.