Declaraties efficiënt uitbetalen via de crediteurenadministratie

In deze blog vertellen we je meer over de wereld van declaraties. We hebben het dan niet over de declaraties die je via het loon uitbetaald. We hebben het hier over de declaraties die worden gedaan door externen, bijvoorbeeld leden of vrijwilligers van jouw organisatie. Denk aan leden-organisaties waarbij kilometers of verblijfskosten worden gedeclareerd.

Voor wie is deze blog? 

Werk je in jouw organisatie alleen met eigen medewerkers en betaal je declaraties uit via het salaris? Top, je bent al goed geautomatiseerd! Werk je in een organisatie met externen (bijv. leden/vrijwilligers) die declareren of een werkgever die direct de declaratie wil uitbetalen via de crediteurenadministratie? Dan is dit artikel voor jou op maat geschreven!

Wat zijn mijn huidige mogelijkheden? 

Vandaag de dag biedt AFAS nog geen échte optie voor declaraties die via de crediteurenadministratie worden uitbetaald. Zowel aan de gebruikerskant als aan de verwerkingskant komt nog handwerk kijken. Het meest gave dat we hebben gezien is een declaratieformulier in OutSite. Hieronder een voorbeeld:

Het proces hierachter bestaat (helaas) nog uit vele handmatige stappen. Iemand moet de bedragen optellen en de kilometers x 0.19 doen. Daarnaast moet -na accordering- deze workflow als inkoopfactuur ingeboekt worden. Handmatig werk met kans op fouten. Dat moet slimmer kunnen!

Hoe kan het efficiënter

Zoals met ieder proces breng je het als eerste in kaart. De oranje blokken hieronder zijn ‘dom’  overtikwerk. Los van de foutkans is dit werk dat niet had hoeven te bestaan. Automatiseren dus! STKKR stelt jou in staat om nét dat stapje extra te zetten. 

Business case

Alles wat je automatiseert moet natuurlijk te onderbouwen zijn. Onderstaand een simpele business case met als uitgangspunt dat je gemiddeld één declaratie per dag ontvangt.

Kosten huidige situatie:

  • 365 declaraties
  • x 10 minuten handwerk (controleren, accorderen / invoer / fouten herstellen)
  • x €45,00 euro interne kostprijs
  • / 12 maanden
  • €228,13- euro per maand

Benodigde investering:

  • +/- 2 uur Dossieritem en workflow inrichten
  • +/- 0.5 uur GetConnectoren configuren
  • +/- 1 uur Stkkr handleiding doornemen en 2 Stkkrs maken:
  • +/- 1 uur Gebruikers informeren over nieuw proces

Totale investering:

  • 4,5 uur x €45,00 euro interne kostprijs
  • €202,50 euro investering als je zelf een applicatiebeheerder hebt
  • +/- €600,00 voor een externe (AFAS) consultant
  • Licentiekosten STKKR(Free is €0,00 ; Light €90,- p/m)

Na investering:

  • 365 declaraties
  • x 1 minuten handwerk (Slechts het accorderen van de declaratie)
  • x €45,00 euro interne kostprijs
  • / 12 maanden
  • €22,81 euro per maand

De terugverdientijd in is dan minder dan 1 maand als je zelf een handige applicatiebeheerder hebt! Laat je het helemaal extern doen dan is de investering nog steeds binnen 3-4 maanden terugverdiend! Vanaf het omslagpunt gaat het echt renderen. Vergeet daarbij ook niet dat je jouw declaranten een enorm snel en efficiënt proces aanbiedt. 

Hoe moet het?

Door middel van twee Stkkrs heb jij dit volledige proces geautomatiseerd. Door het maken van 2 getconnectoren en het aanroepen van 2 updateconnectoren ben je klaar! Met STKKR kun je deze eenvoudig zelf configureren! Heb je geen ervaring met het inrichten van een workflow? Vraag dan jouw STKKR partner om hulp.

Stkkr 1: Het optellen van de verschillende decimaal-velden naar één eindbedrag.
Met de reken-engine van STKKR tel de bedragen bij elkaar op en bereken je daadwerkelijke kilometervergoeding door de kilometers x 0.19 te doen.

  • GetConnector: Maak een GetConnector op alle goed te keuren workflows van het type “Declaratie”
  • UpdateConnector: SbSubject (dossieritem). Update dezelfde dossier nog een keer en maak hier gebruik van een rekenformule om de kilometers te vermenigvuldigen: [[ {{kilometers}} * 0.19 ]]

Stkkr 2: Het plaatsen van de financiële mutatie
Wanneer de declaratie is goedgekeurd maak je de financiële mutatie aan. Je kunt vanuit één bron maximaal drie declaratieregels aan!

  • GetConnector: Maak een GetConnector op alle goedgekeurde workflows van het type “Declaratie”
  • UpdateConnector: FiEntries (Financiele mutaties). Vul de financiële mutaties in AFAS. 

Stkkr 2 in meer detail:

GetConnector: Zorg ervoor dat alle velden vanuit het dossier erin voorkomen die je ook nodig hebt in de financiele mutatie. Denk hierbij aan: Het dossiernummer, Het inkooprelatienummer, de omschrijving van de declaratie, het bedrag, het jaar (Afgeleide van workflow verlaten op), de maand (Afgeleide workflow verlaten op), workflow verlaten op

Unieke kenmerken: Zet een uniek kenmerk in STKKR op het dossierID. Op deze manier wordt iedere declaratie maar 1x ingestuurd als financiele mutatie.

Updateconnector: Koppel de updateconnector FiEntries (financiele mutaites) zoals je normaliter een inkoopboeking zou insturen in AFAS.

Zelf met Stkkrs processen in AFAS automatiseren?

Herken je jouw bedrijf of handmatig proces in deze blog? Laat fouten dan tot het verleden behoren door processen te automatiseren in AFAS. Het enige wat je nodig hebt zijn het gewenste aantal Stkkrs.

Heb jij al een account? Start dan meteen met inrichten, eventueel samen met jouw AFAS-consultant. Heb jij nog geen account? Maak dan een gratis account aan. Hiermee beschik je helemaal gratis over twee Stkkrs! De software heeft weinig uitleg nodig, maar hier vind je meer informatie.

Vanzelfsprekend leggen we onze software ook graag aan je uit door middel van een demo. Vraag een gratis demo aan.