Gastenblog: grip op jouw nacalculatie
Maak van ‘nacalculatie uren controleren’ een volledig geautomatiseerd proces! Dit gastenblog beschrijft STKKR oplossingen voor projectorganisaties, detacheerders en flex. Onze STKKR/AFAS partner Vionq schreef dit blog en legt het graag aan je uit.
Projecten aanmaken, medewerkers beheren en uren boeken. Dit kan al jaren in AFAS. Met mooie functionaliteiten als Geldigheidscombinatie en voorkeurcode in het Projectteam kan je het uren boeken ‘sturen’. Hiermee krijg je het urenboeken echter nog niet 100% waterdicht.
Twee voorbeelden
Voorbeeld 1
Stel, je medewerkers mogen service uren schrijven op een project. En het is daarbij verplicht om in een ‘Service reden tabel’ aan te geven waarom er service is geschreven. Hoe maak je dat dan verplicht? Hoe zorg je ervoor dat – wanneer men vergeten is het veldje te vullen – de uren weer terugkomen bij de instuurder?
Voorbeeld 2
Stel, je hebt een aantal projecten zonder fases en een aantal projecten met fases. Het veldje ‘fase’ in de nacalculatieregel kan niet afhankelijk van dit type project wel-of-niet verplicht zijn. Derhalve vergeten veel medewerkers een fase te selecteren als dit juist wel van toepassing is. Dit is een veelvoorkomend probleem. Hoe zorg je ervoor dat de medewerker te zien krijgt dat hij de fase nog moet selecteren?
De oplossing!
STKKR kan je goed helpen bij deze twee problemen. Bij Vionq hebben we deze twee problemen als volgt opgelost.
Ten eerste hebben we twee GetConnectoren gemaakt. Vervolgens hebben we heel nauwkeurig de juiste filters toegevoegd, waardoor alleen die regels doorkomen die ook echt ‘afgekeurd’ moeten worden.
Daarna hebben we twee Stkkrs gemaakt. We maken gebruik van de UpdateConnector PtRealization en vinken daarmee het veldje ‘Afkeuren’ van de betreffende nacalculatieregel aan. Ook zetten we in de opmerking een melding. Twee voorbeelden:
- Je hebt service geschreven op project X, maar geen reden opgegeven. Graag reden aanvullen.
- Je hebt uren geboekt op een project waar fases van toepassing zijn. Graag de projectfase selecteren.
Op de homepage in InSite hebben we, naast de takenbak, een weergave gemaakt van de ‘Afgekeurde uren’. Het mooie is dat AFAS hier rood gekleurde regels van heeft gemaakt waardoor de afgekeurde uren er ook echt uitspringen. Met 1 klik komt de medewerker in de juiste regel terecht, past zijn uren aan en accordeert opnieuw.
STKKR helpt hiermee het uren boeken naar een hoger niveau te tillen. In beginsel gebruiken we alle AFAS functionaliteiten om uren boeken te stroomlijnen. Daar bovenop hebben we STKKR draaien om achteraf geboekte uren automatisch te controleren.
Voordelen van deze inrichting
- Betere facturatie doordat er geen onterechte regel per abuis op de factuur komen
- We besparen controletijd; STKKR doet dit voor ons
- Meer inzicht in projecten en projectfases
- Meer inzicht in redenen om service te schrijven
Vionq geeft tijd terug aan organisaties. Dat doen we door procesoptimalisatie, door AFAS te verbeteren en soms ook door aanvullende tooling als STKKR in te zetten. Onze Vionqers helpen je graag! Welkom!