Project en abonnementsfactuur op één factuur

Werk jij met abonnementen en projecten? Dan krijgt jouw klant twee facturen. Een voor het abonnementsdeel en een voor het projectdeel. Zeker in een situatie waarin je maandelijks uren/artikelen factureert kan dit vervelend zijn. De klant krijgt dan twee facturen kort ná elkaar of zelfs op dezelfde dag. Niet echt anno 2019.

Met STKKR voeg je deze factuurregels samen op één factuur. Ook aan de financiële afhandeling is gedacht! Wil je weten hoe? We vertellen het je graag. 

Het probleem met twee facturen

De abonnementenstroom is een geïsoleerd stuk functionaliteit in AFAS. Hiermee kun je facturen met één druk op de knop genereren. Een abonnement is makkelijk te vergelijken met jouw mobiele telefoon abonnement. Je betaalt een vast bedrag per maand totdat er een abonnementsmutatie plaatsvindt. Stap je gedurende een maand in, dan wordt het juiste deel automatisch berekend. 

Stel nu, aan het eind van de maand blijkt dat je ook nog 100 MB buiten je bundel verbruikt hebt. Dan wil je dat natuurlijk gewoon op één factuur ontvangen als klant. Dat kan in AFAS (nog) niet. Maar waarom zou je apart factureren voor meerverbruik en je reguliere zaken?

 

De oplossing

STKKR biedt de oplossing. Met STKKR kun je abonnementsfactuurregels omzetten naar nacalculatie. Vervolgens maak je een projectfactuur waarop zowel het abonnementsdeel als projectdeel staat. Het proces is simpel, behapbaar en volledig volgbaar.

  1. Genereer de abonnementsfacturen
  2. ~~~ STKKR proces ~~~~
  3. Crediteer de abonnementsfacturen
  4. Nacalculatie accorderen & gereedmelden
  5. Factuurregels genereren vanuit project

Let op: geen transitorische omzet
De enige beperking aan deze methodiek is dat de automatische transitorische boekingen niet zullen werken. De omzet valt namelijk in de maand waarop de projectfactuur wordt gemaakt.

Waarom abonnementsfacturen genereren en niet gewoon de abonnementeninvoer inladen in STKKR?
Vanuit STKKR hebben we altijd de hoop dat AFAS dingen gaat oplossen in de standaard software. 
Wanneer je de de abonnementsfactuur niet genereert weet AFAS Profit niet meer in welke periode de laatste factuur is geweest. Dit zou ervoor zorgen dat je nooit meer terug kunt naar de AFAS standaard. Door wél de abonnementsfactuur te genereren en direct te crediteren kun je altijd terug naar het AFAS-standaard proces indien AFAS deze functie gaat overnemen in de standaard.

Je kunt de factuur-layout indelen zoals je wilt. Hieronder vind je twee voorbeelden vanuit de Enjoy Omgeving. Één layout zonder aanpassingen en één voorbeeld waarbij groepering is toegepast.

Hoe dan?

Een beetje hulp is natuurlijk altijd welkom. Met onderstaand stappenplan heb je een goede basis. Lukt het je (nog) niet? Neem contact op met een van onze STKKR partners. Zij helpen je graag verder!

  1. Zorg ervoor dat alle abonnementen die je wilt samenvoegen op één factuur gekoppeld zijn aan een project.
  2. Maak een GetConnector met als gegevensverzameling Verkoopfactuurregels. Hierin filter je op alle abonnementsregels, bijvoorbeeld door te filteren op “bronnen van orders”. Filter ook op de factuurdatum zodat je niet een te grote export maakt.
    • Bronnen van orders (code) > Filter op 9, “uit Abonnement”
    • Factuurdatum > Filter op >=[vandaag – 14 dagen]

Daarnaast zijn dit wat logische velden om toe te voegen:

  • Verkooprelatie
  • Datum van (Internationale notatie)
  • Datum tot (Internationale notatie)
  • Itemcode
  • Omschrijving
  • Aantal eenheden
  • Prijs per eenheid
  • GUID regel
  1. Voeg de GetConnector toe aan de AppConnector die aan STKKR gekoppeld is. Heb je dat nog niet gemaakt? Klik dan hier voor meer uitleg.
  2. Richt de STKKR in.
    • We kiezen hier voor het type ‘GetConnector naar UpdateConnector’.
    • Kies bij de stap ‘Filter Toevoegen’ voor extra filteren op unieke kenmerken. Zo zal een abonnementsregel (GUID regel) maar één keer als nacalculatie ingestuurd worden.

    • We kiezen voor het toevoegen van nacalculatieregels. Velden die je koppelt:

  1. Schedule de STKKR op elk uur.
  2. Als de nacalculatie is ingeschoten moeten alleen de abonnementsregels nog gecrediteerd worden. Je kunt in één keer alle regels crediteren via AFAS.

Toch te complex voor jou? Onze STKKR partners staan voor je klaar!

 

Zelf met Stkkrs processen in AFAS automatiseren?

Herken je jouw bedrijf of handmatig proces in deze blog? Laat fouten dan tot het verleden behoren door processen te automatiseren in AFAS. Het enige wat je nodig hebt zijn het gewenste aantal Stkkrs.

Heb jij al een account? Start dan meteen met inrichten, eventueel samen met jouw AFAS-consultant. Heb jij nog geen account? Maak dan een gratis account aan. Hiermee beschik je helemaal gratis over twee Stkkrs! De software heeft weinig uitleg nodig, maar hier vind je meer informatie.

Vanzelfsprekend leggen we onze software ook graag aan je uit door middel van een demo. Vraag een gratis demo aan.